Als werkgever met personeel in Nederland bent u verplicht om de werkkostenregeling (WKR) toe te passen. Deze WKR bepaalt welke regels van toepassing zijn op vergoedingen en verstrekkingen die u toekent aan uw medewerkers.

Onder de WKR worden alle elementen die u aan uw werknemers vergoedt (in geld), verstrekt (in natura) of ter beschikking stelt in eerste instantie gezien als ‘loon’. Dus zowel de normale belaste zaken als salaris, vakantiegeld, 13e maand, provisie en het voordeel in natura van de bedrijfsauto. Maar ook alle netto vergoedingen zoals onkostendeclaraties, het kerstpakket, een personeelsuitje en de verstrekking van kantoorbenodigdheden als u een vaste werkplek voor uw personeel in Nederland heeft.

De belastingdienst eist van u dat u al uw vergoedingen en verstrekkingen op een juiste manier in uw financiële administratie indeelt in verschillende kostencategorieën. Zodat zij in staat zijn te controleren of u de regels correct heeft toegepast. Bent u niet in staat om al uw personeelskosten te verantwoorden, dan riskeert u naheffingsaanslagen en boetes.
Om aan de regels te kunnen voldoen is het van belang dat zowel uw personeels- als uw financiële administratie op de juiste wijze zijn ingericht. En dat de interne HR- & Finance processen ook op elkaar zijn afgestemd.