Een A1-verklaring aanvragen in Nederland: wie gaat dat betalen?

Werkt uw werknemer in 2 of meer landen, dan is het noodzakelijk om vast te stellen in welk van deze landen hij of zij sociaal verzekerd is (lees meer over de hoofdregels van sociale zekerheid bij grensoverschrijdend werken). In het kader van de salarisadministratie moet u in sommige gevallen ook zorgen voor een onderbouwing in de vorm van een A1-verklaring (ook wel detacheringsverklaring of certificate of coverage genoemd). Deze kan worden aangevraagd bij de bevoegde instantie in het land waar de werknemer verzekerd is. Zo kan dit in Nederland bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en in België bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ)

Aangezien niet alleen werknemers maar ook hun werkgevers belang hebben bij dit document, zijn er veel werkgevers die een A1 verklaring laten aanvragen door een dienstverlener, die daarvoor kosten in rekening brengt. Recent bepaalde de Nederlandse Belastingdienst dat dit in sommige gevallen een privé-voordeel oplevert voor de werknemer, waarover belasting verschuldigd is.

Het standpunt van de Nederlandse Belastingdienst luidt als volgt:

>  De kosten van een aanvraag van een A1-verklaring en ook de verlenging daarvan in het geval van een tijdelijke detachering, vormen geen loon voor de betrokken werknemer. Het is in geval van detachering namelijk aan de werkgever om zijn loonadministratie correct in te richten.

>  De kosten van een A1-verklaring in het geval van het werken in 2 of meer landen wordt wel gezien als loon, zodra een externe adviseur (zoals Interfisc bijvoorbeeld) de A1 verklaring aanvraagt namens de werknemer. Op de werknemer rust de verplichting het SVB te informeren en door dit uit te besteden heeft de werknemer een privé voordeel. Loopt de aanvraag van een A1 verklaring dan ook via Interfisc, dan is de factuurwaarde van de aanvraag

• belast loon of
• kosten voor in de vrije ruimte

>  Hoe dit privé-voordeel in de salarisadministratie moet worden verwerkt is vastgelegd in de Werkkostenregeling (WKR)

>  De aanvraag van een tewerkstellingsvergunning wordt niet gezien als belast loon.

>  Bij een gecombineerde aanvraag van een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning, is het gedeelte dat ziet op de verblijfsvergunning belast loon. U kunt dit deel ook onderbrengen in uw vrije ruimte. Ook de leges die de werkgever betaalt aan de IND, worden gezien als belast loon.