Interfisc | Buitenlandse bedrijven & eHerkenning | Lees onze FAQ's | Interfisc
14922
page-template-default,page,page-id-14922,ajax_updown_fade,page_not_loaded,boxed,wpb-js-composer js-comp-ver-6.2.0,vc_responsive

Buitenlandse bedrijven & eHerkenning

 

Waarom Interfisc?

  • Eén aanspreekpunt voor al uw vragen
  • Kennis van lokale regels in meerdere landen
  • Updates over wijzigingen in de lokale regels
  • Sinds 1972 expert in grensoverschrijdend verlonen
  • Wij spreken uw taal!
Interfisc Katja van Leeuwen

Heeft u vragen over eHerkenning in Nederland?

Neemt u dan gerust contact op met Katja van Leeuwen, zij helpt u graag op weg:

Lees onze veel gestelde vragen over buitenlandse bedrijven & eHerkenning in Nederland

Steeds meer officiële instanties in Nederland stellen een zogeheten eHerkenningsmiddel verplicht om met hen te communiceren. Zo is het sinds januari 2020 zonder eHerkenning onmogelijk om een loonaangifte in te dienen bij de Nederlandse Belastingdienst. Binnen Interfisc worden wij steeds meer geconfronteerd met vragen over eHerkenning. Vandaar dat wij in dit artikel een aantal van deze veel gestelde vragen op een rij zetten. Uiteraard zoveel mogelijk voorzien van een antwoord.

EHerkenning is de Nederlandse invulling van de Europese eIDAS-verordening over het onderwerp “Electronic Identities and Trust Services”, die in september 2018 van kracht werd. Het doel van deze verordening was dat het makkelijker en veiliger wordt om binnen de EU online zaken te regelen. Een nobel doel, echter in de praktijk is het voor veel bedrijven misschien wel veiliger, maar vooralsnog niet eenvoudiger geworden.

In de meeste landen is er éénzelfde inlogmiddel voor zowel burgers als bedrijven.

In België kunnen personen namens henzelf of voor een bedrijf inloggen met een “eID” (lees meer op www.eid.belgium.be). Hiervoor is een Belgische identiteitskaart nodig én een kaartlezer.
In de praktijk wordt echter vaak gebruik gemaakt van een alternatieve oplossing die via de mobiele telefoon werkt: de “It’s me-app” (lees meer op www.itsme.be/). Deze is gratis voor zowel bedrijven als burgers en kan voor de meeste overheidshandelingen prima gebruikt worden.

In Nederland is het inloggen bij officiële instanties voor burgers anders dan voor bedrijven. Burgers loggen in & dienen aangiftes in via een DigiD, bedrijven doen dit met eHerkenning. DigiD is gratis, echter eHerkenning kost geld en wordt aangeboden door een aantal commerciële organisaties, die gecertificeerd zijn door de overheid.

Krijgt u dus een collega die aan u verantwoording moet afleggen, dan komt het bedrijf in de gevarenzone. In geval van controle kijkt de Belastingdienst naar alle feiten en omstandigheden. Dus óók naar bijvoorbeeld het adres dat op het briefpapier of de facturen staat, de functietitel op het visitekaartje en de website.

Er moet dan belasting betaald worden over de winst die kan worden toegerekend aan de activiteiten in Nederland. Met andere woorden, als er een vaste inrichting in Nederland is, moet het bedrijf voor de Nederlandse omzet- & vennootschapsbelasting geregistreerd worden. Ook moet er dan een afgescheiden boekhouding gevoerd worden op basis waarvan de Nederlandse omzet en winst afgeleid kan worden.

Bedrijven die niet in het Nederlandse Handelsregister zijn ingeschreven kunnen vooralsnog géén eHerkenning aanvragen en zijn in veel gevallen (zoals het indienen van een loonaangifte wanneer er eigen Nederlands personeel in dienst is) genoodzaakt gebruik te maken van commerciële software of een dienstverlener in Nederland. Zo dient Interfisc via de loonadministratiesoftware de loonaangiftes in bij de Nederlandse Belastingdienst voor al haar buiten Nederland gevestigde klanten met personeel in Nederland.

Voor veel andere zaken die wij voor onze buitenlandse klanten verzorgen, zoals het indienen van ziekmeldingen bij het UWV, het beheren van registraties bij het pensioenfonds of het aanvragen van A1-verklaringen, kunnen wij in sommige gevallen op de ouderwetse manier een papieren procedure hanteren. Alleen wanneer onze klanten in het Nederlandse Handelsregister zijn ingeschreven, kunnen zij ons via een “ketenmachtiging” machtigen om namens hen de procedure via onze eigen eHerkenning te doorlopen.

Hetzelfde probleem geldt overigens voor Nederlandse werkgevers met personeel in België; omdat de bestuurders van deze bedrijven over het algemeen géén Belgische identiteitskaart hebben, kunnen zij zelf geen eID aanvragen in België. Ook in die gevallen doorlopen wij een ouderwetse “papieren” procedure om bijvoorbeeld een A1-verklaring aan te vragen voor hun werknemer in België.

Soms is dit mogelijk, bijvoorbeeld om meldingen in te dienen bij het Meldloket van de Inspectie SZW, voor buitenlandse werknemers die gedetacheerd worden naar Nederland:  https://meldloket.postedworkers.nl/runtime/

Ook al moet de overheid als gevolg van de eIDAS-verordening de Europees erkende inlogmiddelen accepteren voor hun digitale dienstverlening, is het echter in de praktijk nog lang niet altijd mogelijk. Tot die tijd zal ten aanzien van de betreffende instanties een papieren procedure moeten worden gehanteerd.

Bent u ingeschreven in het Nederlandse Handelsregister, dan kunt u kiezen uit de volgende opties:

  • U vraagt een eigen eHerkenningsmiddel aan bij één van de erkende aanbieders (lees meer op https://www.eherkenning.nl/)
  • U besteedt de betreffende aanvraag of aangifte uit aan Interfisc en machtigt ons om deze via onze eigen eHerkenning in te dienen
    In deze situatie ontvangt u van onze eHerkenningsleverancier een “ketenmachtigingen-registratieformulier”, dat u door een bevoegd persoon binnen uw organisatie moet laten ondertekenen en, samen met een geldig legitimatiebewijs, moet terugsturen naar de leverancier. Na acceptatie door de leverancier kunnen wij namens uw bedrijf communiceren met de instanties waarvoor de machtiging is afgegeven.

Zo lang uw bedrijf in het Nederlandse Handelsregister is ingeschreven, is het geen probleem wanneer de bevoegde persoon in het buitenland woonachtig is. Wat wel belangrijk is, is om op voorhand na te gaan of degene die het formulier ondertekent daartoe, conform het Handelsregister, bevoegd is. Is de bestuurder zelfstandig bevoegd, mag hij het formulier ook zelf ondertekenen. Vaak zien wij echter dat bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn; in dat geval dienen zij het formulier allemaal te ondertekenen.

Soms is er, naast de bestuurder(s), ook een gevolmachtigde persoon in het Handelsregister ingeschreven, die wél zelfstandig bevoegd is. Ook deze persoon mag de aanvraag rechtsgeldig ondertekenen. Neemt u in geval van twijfel contact met ons op om te voorkomen dat de aanvraag afgekeurd wordt.

Naast de bevoegde persoon die de aanvraag moet ondertekenen hebben wij te maken met een gebruiker van het eHerkenningsmiddel. Dit is de persoon die, namens uw bedrijf, met behulp van eHerkenning, bepaalde handelingen gaat verrichten ten aanzien van de Nederlandse overheid.

Bijvoorbeeld de Belgische HR-manager die de registratie van de Nederlandse vestiging bij een Pensioenfonds in Nederland zelf wil bekijken. Ook een functionaris niet in Nederland woont, kan gebruik maken van eHerkenning middels een eigen account. De praktijk toont echter aan dat het vanuit het buitenland inloggen niet altijd vlekkeloos verloopt. Degene die wil inloggen moet nl. twee stappen doorlopen:

  • een gebruikersnaam/wachtwoord invoeren
  • een code invoeren, die de gebruiker ontvangt op een mobiele telefoon of een zogeheten “OTP device”. OTP staat voor “One Time Password”. Het ontvangen van de code op een buitenlands telefoonnummer is technisch gezien mogelijk maar kan mislukken door vertraging in de verbinding. Beter is om in deze situatie gebruik te maken van een OTP device (daar zijn wel extra kosten aan verbonden).

Wilt u meer weten?

Bent u in het buitenland gevestigd en loopt u tegen problemen aan bij uw communicatie met de officiële instanties in Nederland? Probeert u een eHerkenningsmiddel aan te vragen maar weet u niet waar u moet beginnen? Neemt u dan gerust contact met ons op zodat wij samen met u een oplossing kunnen zoeken.