In de praktijk baseren werkgevers de afspraken met medewerkers in het buitenland vaak op de regels zoals die gelden in het land waarin de werkgevers zelf gevestigd zijn. Die regels zijn immers bekend. De vraag is alleen of dit mag.

Ons antwoord? Theoretisch mag u uw eigen rechtsstelsel toepassen op de arbeidsovereenkomst met uw werknemer in het buitenland, maar u moet er rekening mee houden dat sommige lokale arbeidsrechtbepalingen dwingend van aard zijn en daarmee voorrang hebben, waardoor sommige bepalingen die u in de arbeidsovereenkomst heeft opgenomen niet in stand kunnen blijven. Het gaat hier om dwingende bepalingen, die vaak voorkomen op het gebied van bijvoorbeeld proeftijd, ontslag, ziekte en arbeidstijden.

Ons advies in de praktijk? Voorkom dat er lokale en buitenlandse regels door elkaar heen gaan lopen en zorg ervoor dat u een arbeidsovereenkomst gebruikt die voldoet aan de lokale regels zoals die gelden in het werkland van uw werknemer. Zeker wanneer de werknemer daar ook sociaal verzekerd is. Zo voorkomt u dat er conflicten ontstaan tussen u en uw werknemer, bijvoorbeeld over feestdagen, loonbetaling bij ziekte en einde contract.

Dan is het zaak om de belasting- en de sociale zekerheidspositie apart onder de loep te nemen. Voor de belastingen geldt als hoofdregel dat er belasting moet worden betaald in het werkland (werklandbeginsel). Als er in meerdere landen gewerkt wordt, moet er in beginsel ook in meerdere landen belasting betaald worden, tenzij er voldaan wordt aan enkele voorwaarden, waaronder de voorwaarde dat de werknemer minder dan 183 dagen verblijft in het werkland.

Dit zijn de 3 voorwaarden waaraan moet worden voldaan om in het woonland belasting te mogen betalen, terwijl in een ander land gewerkt wordt:
1. De werknemer verblijft minder dan 183 dagen in het werkland (de wijze waarop dit tijdvak wordt bepaald verschilt per belastingverdrag, dus kan ook variëren per land waarin gewerkt wordt)
2. De beloning wordt niet betaald door of namens een inwoner (lees: werkgever) van het werkland en
3. De beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting in het werkland

Voor de sociale zekerheid geldt dat een werknemer maar in één land tegelijk verzekerd kan zijn. Werkt hij doorgaans deels in zijn woonland (thuis) en deels in een ander EU-land, bijvoorbeeld bij u op kantoor, dan kan hij verzekerd blijven in zijn woonland zolang hij daar minimaal 25% van zijn werktijd aan het werk is. Ook wanneer uw buitenlandse werknemer tijdelijk wordt gedetacheerd naar uw hoofdkantoor, kan hij voor die periode in zijn woonland een A1-verklaring aanvragen waarmee hij kan aantonen dat hij gedurende zijn werk in het buitenland onderworpen blijft aan de sociale zekerheid in zijn woonland.

Let wel, het gaat hier om de hoofdregels en zoals altijd zijn er ook hier veel uitzonderingen van toepassing! Elke situatie is anders en wij adviseren te allen tijde om ruim vóór vertrek een A1-verklaring aan te vragen zodat u zekerheid heeft omtrent de af te dragen premies.

Uiteraard kan dat, echter kent elk land andere regels voor onbelaste vergoedingen. Dat wil zeggen dat een bepaald bedrag in het ene land wél en in het andere land niet onbelast verstrekt kan worden. Een praktische oplossing kan in dit geval zijn dat u het gedeelte van de vergoeding die niet onbelast mag worden uitbetaald in de betreffende landen bruteert, zodat de werknemers toch per saldo hetzelfde bedrag netto ontvangen. Advies vanuit de praktijk is wel om hier goed over na te denken, en om in de basis gewoon de lokale regels te volgen. Elk land heeft nu eenmaal specifieke voordelen en nadelen, en door op deze wijze te trachten de verschillen te overbruggen ontstaat wellicht al snel de neiging bij werknemers om “het beste uit twee werelden” te gaan halen en is het hek van de dam.

Tussen veel landen zijn er inmiddels afspraken gemaakt over de toepassing van de regels op het vlak van sociale zekerheid en belastingen. Zonder afspraken zou het plotselinge thuis werken immers tot gevolg kunnen hebben dat er opeens in een ander land een payroll moet worden opgestart. Om dit te voorkomen is tussen veel van onze buurlanden afgesproken dat deze werknemers voorlopig verzekerd en belast blijven in het land waar ze dat waren, voordat ze naar aanleiding van corona thuis gingen werken in het buitenland.

Let wel op: de afspraken kunnen voor elk land anders zijn. Zo zijn veel akkoorden in elk geval verlengd tot 1 januari 2022, heeft Nederland het akkoord op het vlak van belastingen met Duitsland en België verlengd tot eind maart 2022 maar is het Frans-Belgische akkoord onlangs verlengd tot eind juni 2022.

Hoe dan ook is het verstandig om elk grensoverschrijdend dossier op dit vlak regelmatig onder de loep te nemen. Sowieso wanneer er iets wijzigt in de woon- of werksituatie is dit van belang, om fouten en correcties achteraf te voorkomen.